因企業(yè)商業(yè)機密泄露導(dǎo)致的事件層出不窮，調(diào)查顯示，78%資料外泄來自于企業(yè)內(nèi)部。很多企業(yè)會選擇將資料留檔保存，尤其是很多文檔均以紙質(zhì)文件方式保存，隨著時間推移，會導(dǎo)致大量文件積壓。這不但需要較多空間來存放，而且也容易出現(xiàn)泄密問題。
其實隨著科技的發(fā)展，原文件的保留已顯得不太必要了，企業(yè)完全不必要保存大量的紙質(zhì)文件，還因此留下一定的泄密風(fēng)險。
對于過期文件或其它保密文件，都應(yīng)該盡可能規(guī)范化銷毀處理。一些并不是特別多的文件，尤其是一些機密文件，可能也需要采取銷毀的形式。那么針對不同的情況進行文件銷毀時候，可以采取哪些有效措施呢？因為對于文件的多少以及重要的程度，采取的措施都是不一樣的，但是一定要具有針對性，要有利于各方面的環(huán)境安全以及文件的安全。有的文件屬于一種機密文件，比如說商業(yè)文件，或者是有關(guān)國防的國家機密文件，像這之類的文件，一般數(shù)量上都比較少，甚至就只是一張紙。針對于這些具有機密性的重要性文件，針對它們的銷毀一般有時效性，一定要盡早記牢文件內(nèi)容，及時銷毀，大多數(shù)會采取一種用火燒的形式。因為文件并不是特別的大，而且要及時的銷毀，往往火燒的形式比較徹底，而且能夠保證內(nèi)容的安全。如果銷毀不及時，可能會被盜竊，甚至是機密的外泄。
還有一種文件，由于堆積比較多，甚至是很多年前的文件，像這種大批量的文件堆積過多，往往也需要及時的清理，及時的銷毀，因為這些文件每一年都會處理很多。如果不把之前的文件銷毀，可能新的文件就沒有地方放，尤其是一些部門、公司，或者辦理業(yè)務(wù)的地方，以及學(xué)校，醫(yī)院之類的事業(yè)單位，都會有很多文件堆積。這些文件就是為了存檔的形式，甚至有的是記錄這家公司的發(fā)展，有的還是客戶的一些信息，像這些文件，在當(dāng)時是有必要建立的，而且也方便處理糾紛，而且還能成為一種有力的證據(jù)。只是很多年過去了，文件越積越多，堆放文件的柜子可能已經(jīng)塞不下，但是又有新的文件要存放，所以這些以往的大量堆積的文件，就需要進行文件銷毀。
這種大批量的文件銷毀，就不能采取用火燒的形式，就可以交給那些專門處理文件銷毀的地方，由他們統(tǒng)一的處理，不管是焚燒還是回收，或者廢物利用，他們都有一種比較環(huán)保的形式。而且過多的文件銷毀，如果處理的方式不當(dāng)可能會引起環(huán)保以及火災(zāi)之類的問題，所以就可以專門運輸至進行文件銷毀的地方統(tǒng)一銷毀。處理大批量的文件銷毀時，不可貿(mào)然的采取回收的形式，由于有的公司認為這些文件都是紙質(zhì)的材料，可以送往回收站，讓然后換取一定的金錢，其實這種方式是不可靠的，因為文件里有很多客戶的內(nèi)容，還有很多私人的問題，也有公司的一些記錄。如果貿(mào)然售賣給回收站，可能會導(dǎo)致一些信息和隱私的外泄。這既是對企業(yè)機密的不負責(zé)，也是對客戶信息的不負責(zé)。
